Mówiąc o wiosennych porządkach najczęściej mamy na myśli sprzątanie naszych domów, mieszkań, ogrodów, garaży i piwnic. Zapominamy jednak, że w pracy też może nam towarzyszyć bałagan. Przy napiętym harmonogramie dnia biurko może zostać całkowicie przysypane dokumentami, narzędziami i notatkami. Taki chaos może wpływać na ciągłe uczucie przytłoczenia i w efekcie obniżać efektywność pracownika. Jeśli nie czujesz się dobrze przy swoim stanowisku pracy, znajdź chwilę na gruntowne porządki w swojej przestrzeni. Nie wiesz jak się za to zabrać? Koniecznie przeczytaj nasze porady, a przekonasz się, że praca stanie się o wiele przyjemniejsza!
Posegreguj dokumenty
Rozłożone chaotycznie dokumenty stanowią jedno z podstawowych źródeł bałaganu w większości firm, dlatego od nich powinieneś rozpocząć porządki. Pozbieraj rozrzucone na blacie kwity i posegreguj je. Możesz nadać im kilka kategorii, na przykład: do segregatora, do wyrzucenia, aktualnie potrzebne, do przekazania, do księgowego, dla klienta, oraz wiele innych. Opisz je i powkładaj do osobnych teczek lub koszulek. A może część z nich możesz zachować tylko w wersji elektronicznej? Wykonaj wtedy skan i wyrzuć oryginał. Pamiętaj jednak, aby zawsze używać niszczarki do pozbywania się dokumentów, ponieważ duża część z nich może zawierać wrażliwe dane związane z funkcjonowaniem firmy.
Wyrzuć śmieci i niepotrzebne notatki
Być może posiadasz na swoim biurku stare pojemniki po tuszu do pieczątek, połamane ołówki, stare koperty lub inne niepotrzebne szpargały? Zbierz je wszystkie i jak najprędzej wyrzuć do kosza. To samo tyczy się notatek, których już nie potrzebujesz. Jeśli masz wątpliwości czy z pozoru niepotrzebne rzeczy lub informacje jeszcze kiedyś ci się nie przydadzą możesz zrobić im zdjęcie, najlepiej służbowym smartfonem. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do nich w dowolnym momencie.
Przetestuj długopisy
Prawdopodobnie posiadasz w pracy kilka długopisów, z których połowa przestaje pisać gdy jest akurat potrzebna. Dlatego poświęć kilka minut i wypróbuj wszystkie przybory do pisania, które posiadasz. Te wypisane wyrzuć niezwłocznie, a resztę ułóż w jednym miejscu. Jeśli używasz ołówków i przyborów do rysowania upewnij się, że są zaostrzone i przygotowane do użycia w każdej chwili.
Podziel się gadżetami biurowymi
Dla wielu osób chomikowanie sprzętów biurowych jest rzeczą oczywistą. W końcu ktoś może pod twoją nieobecność szukać ostatnich nożyczek w firmie, które szczęśliwym trafem znajdowały się właśnie u ciebie. W takich przypadkach trzymanie przyborów schowanych w biurku jest rzeczą normalną. Jeśli jednak posiadasz całą szafkę karteczek do notowania i innych gadżetów, rozważ podzielenie się nimi z kolegami. Dzięki temu zyskasz odrobinę przestrzeni, którą będziesz mógł rozsądnie zagospodarować.
Zrób porządek na pulpicie
Poza fizycznymi przedmiotami zagracającymi biurko, bałagan w miejscu pracy stanowić może również ogromna liczba plików znajdujących się na twoim pulpicie. Jeśli masz ten problem, postaraj się usunąć niepotrzebne dane, posegregować niezbędne pliki, a także opisać właściwie wszystkie foldery. A może kończy ci się pamięć w komputerze? Jeśli firma w której pracujesz korzysta z chmury lub innej bazy danych, przenieś tam swoje najważniejsze foldery.
Stwórz zakładki do maili
Poza pulpitem, bałagan lubi zagnieżdżać się również w służbowych skrzynkach mailowych. Czasami natłok informacji może doprowadzić do przeoczenia najważniejszych wiadomości. Dlatego usuń wszystko to, co nie jest ci potrzebne, a stare konwersacje zarchiwizuj. Wypróbuj również zakładki do wiadomości. Możesz samodzielnie nadać im nazwy, na przykład: faktury, do zrobienia, ważne i wiele innych, albo opisać nazwami projektów, którymi aktualnie się zajmujesz. Dzięki temu będziesz mógł bardzo szybko znaleźć potrzebne maile.
Deleguj zadania
Nie wszystkie zadania przydzielone ci przez szefostwo musisz wykonywać samodzielnie – czasami warto przyznać się, że nie nadążasz lub skumulowało ci się bardzo dużo zadań. Jeśli jesteś dobrym pracownikiem przełożony powinien zrozumieć, że dajesz z siebie wszystko, ale ogrom pracy daje ci w kość. Dlatego nie wahaj się mówić o swoich postępach, a jeśli trzeba – prosić innych o pomoc lub przejęcie któregoś z drobniejszych zadań. Nie każdą czynność możesz delegować, ale z pewnością nikt nie odmówi ci drobnej pomocy.
Zaproś wiosnę do biura
Gdy już posprzątasz swoje stanowisko pracy, możesz rozważyć ozdobienie biurka czymś osobistym. Niektórzy lubią przypinać do swojej tablicy korkowej zdjęcia rodziny lub pupila, inni trzymają na blacie modele samochodów lub motocykli, a jeszcze inni przynoszą do biura swoje własne, personalizowane podkładki pod myszkę. My proponujemy ci doniczkę z wiosennymi kwiatami, takimi jak hiacynty lub narcyzy. W przerwie od patrzenia w monitor będziesz mógł przyglądać się im i podziwiać ich wzrost. Zadziała to jak dodatkowy element odstresowujący!
Jeśli jesteś pracodawcą zwróć uwagę, w jakich warunkach urzęduje twój zespół. Być może panujący dookoła chaos jest powodem jego braku motywacji i zmniejszonej efektywności. Spróbuj zorganizować w luźniejszy dzień wielkie sprzątanie firmy i zaangażuj wszystkich pracowników. Wynieście stare kartony i koperty, a stare dokumenty i notatki wrzućcie do niszczarki. Dzięki tej czynności biuro będzie wyglądać przyjaźniej, pracownicy odprężą się, a w efekcie w waszej przestrzeni zagości kreatywność i efektywność.
